Dinamika Tantangan dalam Implementasi Sistem Manajemen Terintegrasi Berbasis Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen Keamanan Informasi

Abstract

Dinamika perubahan yang terjadi dalam birokrasi pemerintah daerah tidak pernah terlepas dari regulasi oleh Pemerintah Pusat. Sentralisasi pelayanan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) ke Pemerintah Pusat sangat banyak memberikan tantangan baru dalam operasional organisasi termasuk pengaturan ulang sistem manajemen yang diterapkan. Proses implementasi Sistem Manajemen Terintegrasi (SMT) berbasis Sistem Manajemen Mutu atau SMM (ISO 9001:2015) dan Sistem Manajemen Keamanan informasi atau SMKI (ISO 27001:2013) tentunya harus menyesuaikan regulasi tersebut dalam operasionalnya. Keberadaan klausul 6.3 Sistem Manajemen Mutu (SMKI) yang menyebutkan bahwa perubahan itu harus direncanakan dan persyaratan klausul 10.3 tentang perbaikan berkelanjutan perlu kaji ulang untuk mengantisipasi dinamika perubahan yang terjadi. Klausul tentang perbaikan berkelanjutan sebagaimana konsep PDCA (plan, Do, Check, Action) yang senantiasa bergulir menuju tahap peningkatan terus menerus. Peta kesesuaian klausul dan sub klausul dari kedua sistem yang diintegrasikan dapat difokuskan pada klausul 6 (perencanaan) dan klausul 8 (operasional). Sub klausul 6.3 dipersyaratkan pada SMM tetapi SMKI tidak mensyaratkan. Selain itu pada SMM mensyaratkan sub klausul dari 8.1 – 8.7 sedangkan SMKI hanya mensyaratkan sub klausul 8.1, 8.2 dan 8.3. Hasil pemetaan persyaratan standard telah dituangkan dalam matriks kesesuaian, diikuti penyusunan struktur Informasi terdokumentasi SMT, penetapan struktur pengelola SMT, identifikasi hambatan penerapan SMT dan harmonisasi operasional SMT. Pembuatan matrik integrasi kegiatan dalam SMT harus disepakati oleh seluruh pengelola SMT dan dievaluasi secara periodik untuk memastikan seluruh target yang ditetapkan terpenuhi.